Автор: Камиля Зарбиева

Проведем инвентаризацию товаров на складе клиники.

В разделе Склад во вкладке Инвентаризация нажимаем на кнопку Новая.

Открывается окно Новая инвентаризация, в котором формируется «шапка» документа.

• • Организация — указывается медицинская организация, в которой проходит инвентаризация. Эта поле может быть предварительно настроено в настройках системы складского учета.
  • Документ №, дата документа — указывается номер и дата внутреннего документа. Эти поля можно не заполнять, если в организации нет собственного документа, который фиксирует приход товара. Тогда номер сгенерируется автоматически.
  • Склад — указывается на каком складе проходит инвентаризация. Эта поле может быть предварительно настроено в настройках системы складского учета.
  • Примечание — дополнительное поле, в котором можно указать информацию «от руки».

Нажимаем кнопку Сохранить.

Открывается окно Инвентаризация.

Для начала формирование документа инвентаризации необходимо загрузить остатки товаров в документ с помощью кнопки Загрузить остатки.

В окне появятся все остатки товаров на данный момент.

Формируется перечень товаров в соответствии с товарным запасом на текущий момент. В процессе инвентаризации необходимо зафиксировать излишек или недостачу товара.

Выбираем товар и нажимаем по нему двойным кликом левой клавиши мыши.

Появляется окно, где необходимо указать фактическое количество товара.

Нажимаем кнопку Сохранить. После совершенных действий Фактическое количество товара изменится на указанное Вами. Если количество изменили в большую сторону, то излишек отобразится в графе Излишки: количество. Если количество изменили в меньшую сторону, то недостаток отобразится в графе Недостача: количество.

Если Вам необходимо скопировать фактическое количество из учетного, то используйте кнопку Проставить факт. кол-во. В случае если Вы уже успели для каких-то позиций внести фактическое количество, то оно останется прежним и не скопируется из учетного.

Если Вам необходимо добавить товар, которого не было в остатках, например в случае если товар необходимо оприходовать по результату инвентаризации или Вы только начали свою работу с программой и у Вас еще нет остатков, тогда используйте кнопку Добавить. Откроется справочник товаров, из которого необходимо будет выбрать позиции для добавления и указать ее учетные реквизиты (производитель, ШК, серию и срок годности) и цены при необходимости .

Выбранная Вами позиция будет добавлена с 0 учетным количеством и излишек отобразится в графе Излишки: количество.

При необходимости Вы также можете удалить ненужный товар из инвентаризации с помощью кнопки Удалить.

После того как все фактическое количество товаров было внесено, необходимо нажать на кнопку Сохранить.

Далее нам необходимо сформировать документы Списания и/или Оприходования для завершения работы с инвентаризацией. Для этого нужно выбрать инвентаризацию из списка и нажать на кнопку Сформировать документы.

Появляется окно Формирование актов, в котором нужно нажать на Сформировать. 

После нажатия на кнопку Сформировать появится окно, в котором отобразится информация по сформированным документам.

Далее при нажатии на ОК можно перейти непосредственно к самим документам, чтобы их провести.

Либо самостоятельно перейти в раздел Документы, и выбрать фильтр по документам с типами Оприходование и Списывание.

Режим у таких документов пока Новый. Этот режим означает, что документ еще не изменил текущего количество товарного запаса.

Для того, чтобы произошло оприходование/списание товаров необходимо провести документы. Для этого нажимаем правой кнопкой мыши по документу и выбираем левой кнопкой мыши пункт Провести.

Таким образом, режим документа сменится на Проведен, а информация о списании/оприходовании товара появится  в анализе движения товаров:

А состояние текущего количества товарного запаса изменится.

Запускаем модуль Складской учет либо из панели управления, либо из панели настроек (Панель настроек — Модули — Складской учёт). 

После нажатия соответствующей кнопки запустится модуль склад.

Слева отображается панель управления модуля склад. По нажатию на Меню (слева сверху) отобразится информационная панель, в которой можно увидеть обозначение разделов склада (Документы, Склад, Справочники).

Раздел Документы

В правом верхнем углу отображаются различные фильтры, которые отвечают за отображение документов по их типам.

Фильтр Приход

В данном фильтре отображаются следующие типы документов:

• • Приход от поставщика — документ предназначенный для оформления операций по поступлению товаров от поставщика. Документ может быть оформлен автоматически, на основании уведомления в модуле МДЛП, либо вручную через Склад, в случае оформления поступления немаркированных товаров.
  • Возврат — документ предназначенный для оформления операций возврата ранее проданного/переданного безвозмездно товара юридическим и физическим лицам.
  • Оприходование — документ предназначенный для оформления факта излишков товаров на основе сформированной инвентаризации или вручную.

Фильтр Расход

В данном фильтре отображаются следующие типы документов:

• • Возврат поставщику — документ предназначенный для оформления возврата поступивших ранее позиций товара.
  • Расходная накладная — документ предназначенный для оформления операций, когда клиника продает/безвозмездно передает товар другим юридическим лицам.
  • Списание — документ предназначенный для оформления факта недостачи товаров на основе сформированной инвентаризации или вручную.
  • Расход материалов — документ предназначенный для фиксации факта использования товаров для оказания медицинской помощи пациентам или в хозяйственных целях клиники.
  • Реализация — документ предназначенный для фиксации факта продажи товаров физическим лицам.

Фильтр Перемещение

В данном фильтре отображаются следующие типы документов:

• • Передача — документ предназначенный для оформления передачи товара между различными складами.

Вкладка Все документы

В данном фильтре отображаются все типы документов.

Нюансы

Документ с типом Приход от поставщика может быть сформирован через модуль МДЛП, при оприходовании SGTIN-ов на склад.

Документы с типами Расход материалов и Реализация также могут автоматически формироваться при работе в модуле платных услуг. Чтобы настроить автоматическое списание необходимо выполнить настройки.

Документы с типами Оприходование и Списание также могут автоматически формироваться при работе с инвентаризацией.

Рассмотрим отдельно процессы:  создания документа прихода, расхода и перемещения.

Раздел Склад

Товарный запас

Здесь отображается текущий перечень товаров, который есть сейчас на доступных для пользователя складах.

ВНИМАНИЕ! Данный список отображается по серийно. Это означает, что если один и тот же товар пришел двумя документами, то он отобразится разными строками.

При том если у какого-либо товара истекает срок годности, то он будет выделен цветом.

Для удобства работы рекомендуется использовать группировку По товару или По документу. Они находятся в верхнем правом углу.

Также можно отфильтровать список остатков по складу используя фильтр по складам.

Анализ запаса

Аналогично вкладке Товарный запас здесь отображается текущий перечень товаров. При том количество товара отображается общее, то есть  здесь мы видим «Общую картину» по всем складам. При том, если у пользователя есть доступ ко всем складам и какой-либо товар заканчивается, то он увидит, что товар заканчивается.

Анализ движения

Здесь пользователь может просмотреть историю движение товара за определенный промежуток времени. Для просмотра истории необходимо задать период анализа, при необходимости указать склады и нажать на кнопку Сформировать.

Для удобства работы рекомендуется использовать группировку По товару или По складу. Они находятся в верхнем правом углу.

При выборе товара в верхней части окна, в нижней части отобразятся документы, по которым проходил выбранный товар этой серии.

Также если выбирать к примеру товар из группировке, можно увидеть все документы по данному товару и всем сериям.

При наличии права у пользователя на редактирование документа можно открыть документ прихода/расхода/перемещения на просмотр через контекстное меню.

Вкладка Инвентаризация

Документ «Инвентаризация» предназначен для проведения инвентаризации на складах организации, а также формирования актов списания и оприходования излишков на основании данного документа при наличии расхождений между документально подтверждёнными остатками номенклатурных позиций и между фактическими остатками.

Рассмотрим отдельно процесс создания инвентаризации.

Раздел Справочники

В данном разделе можно напрямую работать со справочниками, которые мы рассмотрели ранее.

Также рассмотрим как настроить  автоматическое списание материалов  при начислении услуг пациенту в счет.

Для работы в модуле Складской учет необходимо настроить права для пользователей программы.
Путь до справочника следующий: Справочники → Пользователи и пароли → Пользователи.

Разберем каждое право отдельно для работы со складом

запуск модуля

• • Запуск модуля Складской учет

Право позволяет запускать модуль Складской учет. Это право необходимо, если пользователь будет работать непосредственно в модуле Складской учет или будет формировать документы расхода через модуль Врач. Если же пользователь будет начислять пациенту услугу, к которой будет привязано автоматическое списание расходных материалов — то данное право НЕ нужно.

Работа с ДОкуметами

• • Добавить документ

Право позволяет создавать новые документы. Это право необходимо, если пользователю необходимо фиксировать приход/передачу/расход материалов в складе. Также это право необходимо, если пользователь будет формировать документы расхода через модуль Врач. Если же пользователь будет начислять пациенту услугу, к которой будет привязано автоматическое списание расходных материалов — то данное право НЕ нужно.

• • Изменить документ

Право позволяет редактировать непроведенные документы, которые были созданы в системе.

• • Удалить документ

Право позволяет удалить непроведенный документ.

• • Установка признака “Проведен”

Право позволяет выполнить проводку документа. Проводка документа выполняется либо сразу после создания документа, либо позже из контекстного меню. Проведенный документ означает, что материал уже был оприходован/списан, а текущее состояние склада было изменено. Непроведенный документ означает, что материал был зарезервирован, но еще не оприходован/списан.

• • Отмена признака “Проведен”

Право позволяет отменить проводку документа. После отмены проводки документа текущее состояние склада меняется.

• • Изменить проведенный документ

Право позволяет редактировать проведенные документы, если также есть право Изменить документ. Для редактирования будет доступна только некоторые поля из шапки документа, а именно: Контрагент, По документу № и Примечание.

Работа с товарами

• • Добавить товар

Право позволяет добавить новый товар/материал в справочник товаров.

• • Изменить товар

Право позволяет изменить товар/материал в справочнике товаров.

• • Удалить товар

Право позволяет удалить товар/материал из справочника товаров.

Работа с Инвентаризацией

• • Добавить инвентаризацию

Право позволяет создавать новые документы инвентаризации.

• • Изменить инвентаризацию 

Право позволяет редактировать документы инвентаризации, которые были созданы в системе. Если из документа инвентаризации уже были созданы документы Списания/Оприходования, то инвентаризация будет открываться на просмотр и дальнейшее ее редактирование невозможно.

• • Удалить инвентаризацию 

Право позволяет удалить документ инвентаризации, по которому не были созданы документы Списания/Оприходования.

Комплектация/Разукомплектация товаров

• • Добавить комплектацию

Право позволяет пользователю создавать новую комплектацию/разукомплектацию номенклатуры.

• • Изменить комплектацию

Право позволяет пользователю редактировать комплектацию/разукомплектацию номенклатуры.

• • Удалить комплектацию

Позволяет пользователю удалить не проведённую комплектацию/разукомплектацию номенклатуры.

Если ваш компьютер настроен на уход в спящий режим, то это желательно отключить. Так как могут возникнуть проблемы с подключением с помощью Ammyy Admin.

Отключение «Спящего режима» в Windows 7

• Все настройки делаются с правами администратора;
• Нажимаем кнопку Пуск — Панель Управления — Электропитание;
• В открывшемся окне выбираем пункт «Настройка плана электропитания»;
• Далее отключаем Спящий режим, выбрав значение в «Переводить компьютер в спящий режим» — Никогда.

Отключение «Спящего режима» в Windows 8

• Вызываем правую панель Windows 8 и нажимаем иконку «Параметры», далее внизу выбираем «Изменение параметров компьютера»;
• Открываем пункт «Компьютер и устройства». Выбираем пункт «Завершение работы и спящий режим».

Отключение «Спящего режима» в Windows 10

Есть два способа:

        1.Отключение через Панель управления:

• Меню Пуск — Панель Управления — Электропитание — Настройка перехода в спящий режим
• Выбираем Настройка схемы электропитания
• Далее отключаем Спящий режим, выбрав значение в «Переводить компьютер в спящий режим» — Никогда.

2. Отключение через Параметры:

• Меню Пуск — Приложение Параметры — Система — Питание и спящий режим.
• В блоке «Сон» выберите в списке для параметров при питании от батареи и от сети значение «Никогда» и сохраните изменения.

Все данные, внесенные в программу ArchiMed, хранятся на специальном сервере (Карты, Записи, Документы, Счета, Организации, Лабораторные исследования и т.д.), который может выйти из строя по разным причинам. Соответственно данные, хранимые на нем, могут быть утеряны навсегда. Для защиты от подобных ситуаций было разработано приложение ArchiDBServices, которое позволяет автоматически делать резервные копии этих данных, и позволяет восстановить их при необходимости.

Установка

Для установки приложения необходимо иметь в наличии файл «ArchiDBServices.exe». Файл идет в стандартной поставке ArchiMed+ и находится в папке «Создание резервной копии».

Запустите его от имени администратора, откроется окно защиты системы (актуально для Windows 8 и Windows 10), затем нажмите «Да».

Настройка

Откроется окно «Центр управления Archi», в меню «Обслуживание БД» нужно установить службу.

Далее нажимаем Служба — Настройки службы.

Откроется раздел «Параметры подключения к серверу», где необходимо настроить подключение к серверу базы данных. Эти данные можно взять у вашего администратора или у сотрудников компании Архимед Плюс.

Параметры подключения:

• Имя сервера — указать имя сервера или его IP. Внимание: обязательно через запятую прописать порт 1433;
• Имя пользователя — указать имя пользователя для подключения к базе данных. Обычно «sa»;
• Пароль — указать пароль для доступа к базе данных;

Для проверки настроек нажмите на кнопку «Проверить соединение». Если настройки указаны верно, то откроется окошко с уведомлением.

В папке резервных копий БД нужно указать путь к папке, где будут храниться бэкапы. Создаем отдельную папку под названием «backup» (бэкап), желательно на другом диске. Если диск один, подойдет съемный носитель, который будет постоянно в компьютере. Далее сохраняем настройки.

После этого нужно в разделе «Службы» настроить график резервного копирования базы. Для этого нажмите на кнопку службы «Расписание резервного копирования». Откроется окно для добавления расписания.

Для добавления расписания, нажмите на кнопку «Добавить».

Откроется окно с настройками расписания.

Где указать:

• Время — время создания резервной копии (в этот момент сервер должен быть включен).
• База данных — база данных ArchiMed;
• Имя файла — путь к папке резервной копии (прописывается автоматически);
• Архивировать — архивация копии для экономии места;
• Удалять старые — удаление основного bak-файла для экономии места;

Проставляем галки по всем пунктам, как на фото, представленное выше (рекомендуется).

ВНИМАНИЕ! Рекомендуется делать копии в момент минимальной загрузки сервера.

При желании можно создавать несколько графиков для каждой базы отдельно.

С помощью модуля Складской учет врач может вести списание расходных материалов при оформлении ЭПМЗ.

Настройка справочника.

Предварительно перед работой в модуле Врач необходимо заполнить справочники , выполнить настройки и настроить права.

Врачу как минимум необходимо дать 2 права:

• право на запуск модуля Склад
• право на создание нового документа.

Работа в модуле Врач.

Здесь рассмотрим основную работу в модуле Врач.

Для начала перейдем в историю болезни пациента.

При необходимости добавляем новый случай обслуживания.

Далее добавляем новую ЭПМЗ, заполняем и сохраняем. После сохранения ЭПМЗ она отобразится в истории болезни пациента. Для того, чтобы к текущему приему привязать расход материалов необходимо нажать на кнопку Списание материалов.

В открывшемся окне нажимаем на кнопку Новый и заполняем «шапку» документа.

• Организация — указывается медицинская организация, в которую приходит товар. Эта поле может быть предварительно настроено в настройках системы складского учета.
• Документ № _ от _ — указывается номер и дата внутреннего документа, который фиксирует расход материала. Эти поля можно не заполнять, если в организации нет собственного документа, который фиксирует приход товара.
• Склад — указывается с какого склада происходит расход материала. Эта поле может быть предварительно настроено в настройках системы складского учета.
• Примечание — дополнительное поле, в котором можно указать информацию «от руки».

Нажимаем кнопку ОК.

Открывается окно Расход. Здесь в основной части окна отображается текущий перечень расходных материалов, который есть сейчас на выбранном складе. Слева отображается перечень групп товаров, а в центральной части окна — сам перечень товаров, который соответствует выбранной группе.

Необходимо добавить материал в документ либо двойным щелчком левой кнопки мыши, либо щелчком левой кнопки мыши и нажимая на кнопку Добавить.

В программе открывается окно Добавление, где необходимо заполнить количество передаваемого товара. Нажимаем на кнопку ОК.

Позиция добавляется в нижнюю часть окна, при том создается резерв товара. Таким образом добавляем все нужные товары.

Для сохранения документа нажимаем на кнопку ОК.

Если у пользователя есть право на проводку документа, то появится окно с вопросом о проводке документа. Нажимаем ОК, чтобы провести документ и зафиксировать приход товара по документу. Если документ проводить не нужно, тогда нажимаем на кнопку Отмена.

После проведения документа текущее состояние склада изменится, товаров станет меньше.

После совершенных действий в модуле Складской учет во вкладке Платные услуги отобразился созданный нами документ. При выборе этого документа, в нижней части окна отобразится список товаров по документу.

Если ранее документ не был проведен, то его можно провести позже. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по нужному документу и в контекстном меню выбрать пункт Провести.

Списание отсутствующего материала.

Если зафиксировать расход материала необходимо, но материала на складе недостаточно, тогда в этом случае можно создать документ списания в минус.

Для этого в учетной записи у пользователя должно быть право Разрешить списание отсутствующего материала. 

При создании документа по умолчанию пользователь видит текущее состояние склада.

Для того, чтобы увидеть материалы, которых пока нет на складе необходимо нажать на кнопку Показать все.

В окне отобразятся все товары. Например, материала «Одноразовый держатель» сейчас нет на складе, поэтому поле количество не заполнено. А расходный материал «Пеленка» есть на складе в количестве 8 штук.

Если вновь кликнуть на кнопку Показать в наличии, то отобразятся только те товары, которые есть сейчас в наличии на выбранном складе.

Далее необходимо добавить товар в документ либо двойным щелчком левой кнопки мыши, либо щелчком левой кнопки мыши и нажимая на кнопку Добавить.

В программе открывается окно Добавление, где необходимо заполнить количество передаваемого товара. Нажимаем на кнопку ОК.

Попробуем добавить в документ расхода:

• материал, который есть в достатке на складе,
• материал, которого недостаточно на складе,
• материал, которого нет на складе.

При попытке проведения такого документа программа выдаст ошибку.

Для того, чтобы документ был успешно проведен, пользователю необходимо внести приход.

При том дата документа прихода должна быть не больше даты документа расхода. Например, если документ расхода сформирован от 01.06.2020, то документ прихода должен быть от 01.06.2020 и ранее.

Теперь сформируем документ прихода в модуле Складской учет.

Далее проведем документ, в котором был зафиксирован расход материала.

Если во время проведения документа на складе есть несколько разных серий товара, то серия для списания будет выбираться согласно настройке системы Приоритет списания партий.